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基础功能

用户门户

主要工作流

活动申请，活动费用审批-差旅费用、演讲者费用管理、第三方支付，采购审批

主数据管理

预算管理、用户信息、组织架构、GOA、成本中心、账户密码

集成功能

SAP接口、TEMS接口

1、用户门户

流程列表( Flow List )、代办事项( To-do List )、管理工具( Tool List )、授权代理( Delegation )、流程查询( Search )。

2、用户主数据

User Master Data是EMS系统的基础组成部分，基于AD身份认证，这部分的人员信息可以来自于企业自有的HR的系统，也可以在EMS系统中进行维护和管理。

活动申请

• 活动申请
  活动申请(Event Request)流程包含了对活动信息本身和预算申请的审批，如果审批通过，系统将会自动产生一个唯一的Event ID，这个ID作为后续费用申报及支付的一个重要关联属性，同时也是从预算申请、费用审批、费用支付这条链路的起始点，也为预算的管控和追溯提供了前提条件。
• 预算管理
  EMS中的预算可以来自于企业自有的预算管理系统或模块，也可以在EMS系统中进行维护和管理。对于每一笔预算，用户可以查看使用的明细信息，同时可以查看到每一次Transaction的具体详情。

费用审批

• 活动关联
  用户在发起费用审批流程中，可以关联相应的活动信息，同时选择或输入Event ID来关联，通过这种方式有效的把活动申请和费用审批关联起来。
• 供应商主数据
  Vendor Master是重要的主数据，新的EMS系统中可以维护Vendor Master数据，也可以从SAP或其他数据源获取，但为了去减少重复的维护工作和数据一致性，需要建立统一数据源的机制。
• TEMS Integration & Project Code
  在填写费用明细中，Project Code为可选，根据实际的业务情况，用户可以留空，也可以手动或从其他系统中获取。TEMS系统可以通过开放相关的视图或接口给EMS系统进行数据整合。
• 讲者信息库
  在进行Speaker Fee审批流程中，讲者信息库是关键的Master Data，需要对讲者的基本信息、资质、等级等数据进行维护和管理。
• PO关联
  Payment(第三方支付)流程中，如涉及到采购申请(非库存采购)，需要用户填写相关联的PO Number,这个Number把订单和支付进行了关联，符合合规性要求，也便于后期的数据追溯。

采购审批

• 采购审批
  实际业务中存在Event活动需要进行采购(非库存采购)，则需要经由采购部对采购事项进行审批。用户发起了采购申请，并得到相关部门进行批准后，系统自动产生唯一的PO Number。
• PO订单管理
  所有的PR/PO 订单都将进入EMS管理平台，采购管理员可以进行查询或订单追溯，同时在Event费用审批和支付流程中关联PO Number，加强了了费用支付管理规范，降低了资金风险。