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项目管理软件作为一个类别已经发展到包括一系列产品，从以团队为中心的工作管理工具到企业级项目组合管理解决方案。是什么因素导致这一变化的？

近期，Capterra调查了数百名同行，了解谁在使用项目管理软件，他们使用什么标准来评估和比较解决方案，以及他们从投资中看到了什么结果。

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关键要点

1. 功能仍然是项目管理软件购买决策中最重要的因素。然而，价格已成为用户的第二大担忧（超过易用性）。

2. 很明显，用户的成本意识在购买决策中发挥着关键作用：49％的用户开始搜索，预计每年支付的费用不到5000美元，49％的用户最终会花费这么多。

3. 人们需要PM工具，他们昨天需要它们：69％的用户花了不到6个月的时间选择他们的PM软件，54％的用户花了不到6个月的时间来实现软件。

4. 任务板是那些没有它们的人最想要的功能，而甘特图是拥有它们的人最容易被忽略的PM软件功能。总体而言，任务管理，协作和报告等基本功能的使用频率高于高级功能。

5. 用户对他们的PM工具基本满意，报告了几个方面的积极成果。最重要的改进是按时完成的项目数量，而受影响最小的领域是赞助商支持。

谁使用项目管理软件？

我们向400名项目管理专业人员询问了他们用于管理组织中项目的工具。受访者分成大约一半使用PM软件，另一半使用手动方法、电子表格或办公管理工具（例如Google Apps或Microsoft Office）。以下是受访者在这两个群体中的人口统计数据如何分解：

虽然PM软件的采用在各个行业和企业中都很普遍，但无论规模大小，很明显，初创公司和非常小的企业缺乏采用率。例如，22％的小企业（年收入不到100万美元）不使用PM软件，相比之下只有11％; 并且，有1到5名员工的企业中有12％不使用PM软件，相比之下只有2％。这表明虽然电子表格和手动方法通常是小型团队和企业的首选工具，但最终他们的项目和流程变得非常复杂，需要自动化工具。

PM软件在几乎所有规模的企业中的一致采用表明，该技术为组织提供了明确的投资回报率和近乎普遍的利益。

公司如何选择项目管理软件？

我们要求197PM软件用户在购买决策中对各种因素的重要性进行排名，包括功能、价格和软件流行度。结果表明，功能性仍然是选择PM软件的最重要因素，就像我们在2015年发布第一个PM软件用户报告时一样，然而，与四年前相比，用户对易用性的关注程度要低得多，并且显着更关注价格。（我们将在下一节中深入探讨用户的成本意识如何影响软件购买）。

功能（更确切地说，缺乏正确的功能）也是用户过去切换PM工具的主要原因。这就是为什么在开始搜索之前评估用户需求非常重要的原因，这样您就可以确定与必备功能相比较的必备功能。以这种方式打破功能将帮助您审查预期产品并做出最终购买决定。

在分析您的需求时，请考虑以下事项：

• 您需要功能齐全的PM解决方案吗？或者您正在寻找针对任务管理或协作的东西吗？
• 您的团队需要的关键功能是“开箱即用”，还是需要自定义或集成，例如为IT团队添加问题跟踪或票务？
• 您是否有需要专门解决方案的行业特定需求？例如，用于人力资源或营销的PM软件与通用解决方案。
• 有多少用户需要访问系统？
• 您正在寻找哪种部署方法，基于云还是已安装？

我们还询问用户在做出最终购买决定之前他们演示了多少产品，结果令人惊讶：在购买他们的PM工具之前，只有29％的人演示了两个以上的解决方案。

在购买之前，演示是评估功能和审查易用性的最佳方式。诀窍不是让供应商控制演示，而是提前提供过程和工作流程的详细概述，以便他们可以根据您的具体需求定制演示。在演示期间，根据以下标准对产品进行评分（例如，按一到五个等级对产品进行排名）：

• 该工具如何满足用户要求？
• 访问重要功能需要多少次点击？
• 颜色，标签和自定义字段是否有助于或阻碍导航？
• 该工具对新用户是否直观？如果没有，有哪些支持和培训选项？

当然，不要演示每个可能合适的产品。首先，将您的选项范围缩小到三到五个产品的候选名单，然后至少演示您的前三个选项。

公司如何购买和实施项目管理软件？

我们询问受访者他们期望PM软件在搜索开始时的成本以及他们实际花在这项技术上的费用（每年以美元计）。结果表明，总体而言，用户在开始之前就已经非常了解他们的预算。

明显的例外是每年10,001美元到25,000美元的价格范围内的工具，相比于在搜索开始时预计支付这笔费用的用户数量的两倍（18％对9％）。

我们看到价格范围在25,001美元到50,000美元之间的工具趋势相同，尽管这个百分比要小得多（实际支付这个数额的8％，而计划为4％）。

预期成本与实际支出之间的差距可能表明用户需要在基本任务管理和协作之外的更高级功能（例如资源管理、预算等）。为了获得这些功能，他们必须升级到更昂贵的许可证。

设定准确的价格预期的关键是了解您需要购买软件的用户数量，以及每个许可证的成本。下表显示了在这些价格范围内购买工具时每年花费的细分*：

*预算估算不包括与设置、维护、支持等相关的成本

我们还询问用户需要多长时间才能找到并实施他们的PM解决方案。结果表明，用户不需要花费很长时间来评估和选择他们的PM软件，也没有花费很长时间让用户快速掌握新工具：

• 69％的人花了不到六个月的时间来评估PM工具
• 54％的人花了不到六个月的时间在他们的组织中实施新工具

这里的关键点是，如果您为团队配备了充足的培训和入职资源，那么您可以安全地预测，您自己的PM软件实施将反映绝大多数同行，并且需要不到一年的时间。

最后，我们向用户询问了当前PM工具的部署方法，发现大多数人使用基于云的解决方案（60％使用内部部署/桌面解决方案占40％）。

这一发现反映了消费者向基于云的工具的更大转变，这些工具可以跨所有设备实时访问信息和更新。事实上，根据透明市场研究公司（Transparency Market Research）的市场增长报告，到2026年，基于云的PM工具市场预计将达到66.8亿美元。

公司如何使用项目管理软件？

我们为用户提供了一系列功能，并要求他们选择是否拥有并使用它，是否拥有它并且不使用它，以及它们是否拥有它但希望它们能够使用它。最常用的软件功能包括：

• 任务管理
• 报告
• 合作

拥有它们的用户最被忽视的软件功能包括：

• 甘特图
• 风险管理
• 任务板

那些没有它们的人最想要的软件功能包括：

• 任务板
• 投资组合管理
• 甘特图

结果反映了项目管理软件的类别如何从专为技术用户设计的工具（即项目经理）演变为包括为非技术业务专业人员设计的工具，即团队负责人和“ 意外项目经理”。后者通常需要一般的工作管理解决方案，以帮助他们管理工作流，组织任务和活动，以及在共享工作区中进行协作。这些工具有助于捕获工作执行，并为各种利益相关者提供实时通知和数据可视化。

同时，具有较高PM成熟度的项目经理和组织将需要更多传统的PM工具来帮助他们执行项目（具有设定范围、时间表和预算/资源的独特计划）。这些工具可帮助他们计划监控和控制成本、进度和资源，从而实现价值并满足项目成功标准。

这里的建议非常简单：在开始搜索之前，评估您是否需要协作工作管理工具或更传统，更先进的PM解决方案。

为避免支付您不使用的功能，请投资一个适合您当前需求的工具，以及您认为未来两到三年可能需要的工具。此外，很可能在此时间范围内，您的用户需求将发生变化，并要求您重新评估PM工具。在我们的调查结果中证实了这一点：93％的用户使用他们当前的PM工具五年或更短时间，而只有7％的用户使用它超过五年。

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项目管理软件的投资回报率是多少？

我们向用户询问了PM软件对各种项目管理功能的影响。用户报告全面获益。

要衡量投资回报率（ROI），您需要从具体、可衡量、一致、现实和基于时间的“ SMART ”目标开始。这包括确定可用于衡量PM软件投资影响的关键绩效指标（KPI）。

我们还询问用户对当前PM解决方案的满意程度。虽然四分之一的受访者表达了不冷不热的态度，但有70％的受访者对他们的投资非常满意。

那些对当前的PM工具不满意或者不满意的人最常提到的原因是因为它很难使用：

这项研究对您意味着什么？

根据PMI的2018年职业脉搏报告，由于项目表现不佳，每美元几乎有10％被浪费。本研究结果清楚地表明，PM软件可以帮助您提高项目绩效，这意味着您可以将这些节省资金重新投入到业务的其他领域。

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